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集团内刊

工作中践行极简主义

2017.05.27

文章所在栏目: 光耀东方学院 作者:邯郸市耀东商业管理有限公司营运部 石涛

日看了一书,书中对现代人的工作“过劳死”原因进行了深入剖析,一针见血指出你的工作和生活真的没有你所说的那么繁忙,而是你对精力没有认真管理,大量在进行无谓的“伪忙碌”工作。告诉你首先要拒绝的是用延长工作时间的“伪忙碌”来应对没完没了的工作。他认定在工作中推行用极简主义管理精力能量比单纯管理时间更有效。


无独有偶,《中国职场人时间管理报告》亦指出,拖延症导致“伪加班”、“伪忙碌”,广州有73.92%职场人认为自己有拖延症。现在许多精英人士已经通过在工作中成功践行极简主义进行精力管理克服掉拖延症,享受到了极简生活的乐趣。那我们也不妨学习跟着精英们的步骤来走,回归到用极简主义摆平你的工作、管理自我能量、把时间花在刀刃上,摆脱“伪忙碌”状态,提高效率,快乐生活。

 

一、远离“伪忙碌”就是避免繁琐拖延。


对号入座看看我们工作是不是好些都是这样的:杂乱的办公环境和办公桌面,文件乱七八糟,个人物品随处可见,混乱渐渐渗透了我们的工作。外行猛一来感觉似乎你好忙,这么多的东西物品,这么多待办事宜,再加上你时不时的来个加班,没准大家认为你有多敬业。众多媒体也宣传现代人如何工作压力大,加班过劳死也是网络一个热门的话题。但实际上经过调查研究加上我们日常实际“近三成过劳现象其实元凶竟是“伪加班”拖延症导致为加班而加班,(网上也看到调查表明70%以上职场人认为自己有拖延症),久而久之工作效率越来越低下,甚至出现“明明是拖延,却因在岗时间长,领导不能明察反而表扬”的怪现状。我也不得不说,在国内这种以加班为表现工作价值和以工作环境凌乱来显示工作表象就是“伪忙碌”,此种现象目前仍大量存在。特别在现今信息泛滥,互联网思维和传统思维激烈碰撞残酷竞争的商场如战场的现实新环境,面对千头万绪的工作内容和任务,化繁为简,梳理当下,保持清醒的头脑,避免所谓伪忙碌,对极简方式工作追求显然已经迫在眉睫。


为此,上至政治媒体老大人民日报提倡极简主义,下至普通民众对重返简单工作、生活方式的追求,和学习西方先进管理技术追求效率的高层管理者越来越不再以加班忙碌为单一考量价值的当下,人们追求的慢生活,快效率均充分说明极简是趋势这一点。那么先进行自我管理在工作中践行极简主义生活,治愈拖延症才能战胜“伪加班”、远离“伪忙碌”,高效率的开心工作。

 

二、为什么工作中要推广极简主义?


我们商业零售的大多人基本是8-10小时工作制本身就连轴转,商业系统本身又是繁、杂、乱的性质,甚至有时确实还要加班,工作本就令人伤神焦头烂额,如果再不知道给自己减压卸载,那就得加剧危机,变成伤身劳神。甚至有质量的完成工作变得更难了,其结果也是灾难性的。或许你很想知道其他人是怎么做到干净整洁的工作桌面,高效工作效率的,他们看起来像是找到了自己办公室的禅宗之道。为何?好似不公平,但实际他们找到了极简工作的办法。你会说听说过极简生活、极简设计概念,极简工作这好像似乎很稀罕的词,能有用么?


极简工作能怎么帮你呢?说到底,极简主义可以从三个方面直接改善你的工作:节省你的时间,节省你的精力(包括缓解你的压力),节省你的金钱。你有了省下来的时间,省下来的精力和省下来的金钱。至于你想用它们干什么,那真是无限可能了。接触极简主义,大部分人一开始一般只是想着生活中如何做到极简,但是极简主义其实是一种生活方式,工作中也同样可以用极简主义的方式来思考和执行。希望各位别总是把问题想的太复杂,绝大部分的职场人,工作岗位、工作范围、工作内容,大部分都是相对固定的。除了刚开始的适应阶段,等熟练上手之后,稍微琢磨一下,极简主义就是要通过砍掉工作环境中的一些东西,来减少这些明显弊大于利的事情,从而改善你的工作环境和工作心态。借用极简主义思想,直来直去,就能发现很多“化简为繁”的捷径。即使是偶尔有临时任务,也不会因为措手不及而手忙脚乱,这样工作就会轻松很多,压力也会减少,既能节省时间,又能提高效率,何乐而不为呢?等到你真正领悟到极简开始行动,你的那些不公平就不再存在,你也就可以在你的办公环境找到你的禅道了。

 

三、怎样才能算极简主义的工作方式呢?


方式一:做到办公环境物品的最小化、最少化


杂乱无章是我们面临最坏的敌人。我们在日常工作中浪费大量的时间在文件、报表、票据和其他烦人的杂事上,导致损失大量的时间和精力甚至金钱。所以杂乱的场所会让我们目不暇接。越整洁,我们的视觉压力就越少。一个极简主义的办公环境,让我们觉得沉静学会思考。同时今天,到处都在标榜大家都习惯了所谓的加班加点,似乎只有加班穷忙,桌上堆积如山的文件才显示一个人工作业绩,让我告诉你一个事实:你的工作过得好不好和你拥有多少物品、文件夹,加多少班毫不相关。而且,我们把自己的办公环境弄得跟仓库似的,既占空间,又增加自己收拾整理的压力。现在时间这么宝贵,职场竞争这么激烈,每天在这花费的时间和看着带来的压力,值么,不妨给自己的办公环境多腾出一点空间。重新开始整理你自己的工作空间,然后是其他桌子和公用空间。浏览你所有重要的文件、表格、合同、票据等等。还有办公室外存放的一切文件,能电子化的不需纸质,把查看过的文件保存到外接硬盘和备份到云端会更方便,也更节省空间。


保持物品的最少化,办公环境的影响最小化,这和“眼不见,心不烦”其实是一个道理。在一个极简风格的整洁空间里工作,的确可以大大提高工作效率。拥有比较少的个人办公物品,工作还是照常甚至更好,因为少了东西,多了空间,少了压力。所以,如果你想开始的话,先看看自己有多少占用有效办公空间从来不用的东西吧。或许“从来不用”并不代表“毫无用处”,但既然你不用,就不要让它继续占用你的空间和你的脑子。随着你从工作中拿掉的东西越来越多,保留的越来越少,归类的越来越整齐,找得到的越来越顺手,你会越来越清楚什么才是你最该干的工作。当你在焕然一新的简洁办公环境里,一种自由之感会油然而生,不再有杂乱的纸堆,不再有杂乱的窒息感。


极简工作并不代表闲暇工作时间没有情趣或缩减没有。实际在北京大城市的一些高效白领相当一部分是极简工作者,工作闲暇时间仍然可以优雅的品尝咖啡、喝茶,穿戴品质优良,并没有因极简影响品质生活。而且你在无用的闲聊、无序的网上购物上省下了钱,就可以在你认为值得的地方多花一些钱和精力。绝大部分极简主义者很会享受工作完成后享有的优雅社交活动带来的精神放松和悠闲雅趣。


如果你缺乏极简后的安全感,请平时就学会归类整理,避免清理重要的文件不慎引起的不安恐慌。如果你考虑的是职场危机,请平时就多充电学习。如果你想到的是更糟的下岗失业,请您认真对待工作学习好职场经验。总之,无论你遇上什么样的紧急状况,你那堆多出无用的办公用品和乱七八糟的文件对你是没有任何帮助的。


方式二:尽可能减少工作中不必要的信息与闲侃打扰。


很难想像一个工作上崇尚极简的人,会允许没用的电子邮件、QQ、微信的东西一天到晚在手机上乱跳,不停打断自己的应有工作和活动。同时在信息爆炸的时代,高科技的网络也带来无限的杂七杂八的东西严重影响着你的思维和精力,高科技用不好反而带来恐慌和烦恼,工作上网本来是为了查询某个特定的信息,但不停地被网页上其他的内容所吸引,从一点游走到另一点,结果在不知不觉中浪费了大量的时间,却依然没有完成你既定原来的任务。所以简化你的信息来源也是十分必要的。它只是代表你不需要在社交网络上关注那些从来不在乎的奇怪账号,以及不要让毫无意义的通知出现在你的手机上。


当然,极简主义不代表你不使用社交网络,也不代表你不同同事、客户、商户进行网络沟通。但举例说我们常用的QQ、微信这两个最繁忙的网络平台,在工作中QQ现在基本就是传个文件足以,微信工作期间一两个单位群即可,但你看到的这些地方没有几个是值得让我随时待命等待通知的内容,大部分是网上QQ闪烁不停,手机微信朋友圈的广告和心灵鸡汤八卦而已,况且这也不是我不得不用的和他人紧急联络的手段,真要紧急一个电话早过去了,所以每天查看一两次足够了。


以上只是个人的看法,并不代表其他极简主义者行为。如果你的工作要求QQ二十四小时在线,或者有朋友有紧急的事情时喜欢上Q找你,你当然可以把QQ装在手机上。信息极简主义的重点是,想想假如你可以关闭这玩意的通知,世界会停转吗?你会丢工作吗?会导致你的家人在着急的时候找不到你吗?如果不是,就果断减掉它。


还有就是日常工作中有多少“闲情雅致之人”同你或你同别人无聊时闲侃,导致你把既定工作推后待办,这种对你工作没用话又多的聊客你还是最好敬而远之,也希望你也要知道浪费别人的时间就是谋财害命这句话的意思。估计你也聊不出什么百万富翁和致富之路,还是省出时间干点有意义的工作吧,把没用的闲侃尽可能极简掉吧。  


方式三:做好计划,集中精力去完成


一个高效率的公司,你必须给事情分出先后顺序。你不能只是随意的开始工作和任务,并且在没有完成旧的任务时就开始新的任务。如果这些事需要你投入精力,那么在你开始一件任务的时候就应该设置一个完整的系统计划,并且在完成一件事后才开始另一件。


你需要灵活的运用时间,特别是遇到不能等的紧急任务。开始最要紧的事并且没有完成就不要停止,这能帮助你避免因为新的任务而导致旧任务工作流程的不顺和事情积压。


要快速发现你工作中的重点。这个目标似乎并不容易,即使完全做到了表面上的极简工作,这一步也不是那么水到渠成的。毕竟工作不是止步于简化物品,减少物品,轻松美化工作环境来降低压力。在去掉了所有不必要的物品和杂物后,你还是得要去找到你哪些是你最需要干的工作内容。虽然我们对工作没法安排,但我们应学会选择哪些是重点,分清轻重缓急,分清先后顺序。你应该将事情按照先后顺序写下来,但是一个更有效的方法是使用四象限法,也就是重要而紧急,紧急但不重要,重要但不紧急,既不紧急也不重要的顺序而为之,这个大家应该都有了解。它的图案界面网上很多可以很直观的展示,你可以画出并便利贴粘在眼前,你能看到哪件任务需要你先关注,而哪件可以推后。但可以确定的是,这个真正重要的东西肯定不是桌面的清理与文件的整理,极简主义能做的,就是帮你不时去掉一些很可能成为你工作中干扰项的东西,让你自己更容易找到你自己真正应该解决的工作重点和理清工作思路。


极简主义工作不等于什么都不干,而是要提高时间的利用率,无论这些时间是用于休闲还是工作。精力集中地做工作,或完全放松地享受闲暇时间,都能使我们精力充沛、风采飞扬,并相对地拥有更多的时间。时间的漫无边际往往使我们工作时变得懒惰和喜欢拖延;而时间的有限性则迫使我们集中精力。把既定的工作放在有限的、已经安排好的时间内,不允许自己拖延和怠慢,并计划好在工作之后即进行适当的休息和娱乐,往往能使我们更加专注而有效地工作。摆平你的工作、管理自我能量、把时间花在刀刃上。多看一些有效时间管理的书籍特别是图类:如:思维脑图、番茄钟法、甘特图、鱼骨刺法、GTD方法等,你会受益匪浅。


以上内容仅为个人观点,当然选择了以极简主义方式工作的人,也不要鄙视那些工作方式不同的人。大家只是选择了不一样的工作方式而已。你喜欢的,人家未必习惯。你感觉舒服的事情,人家也可能会很难受,每个极简主义工作者自己的标准也是不同的。你大可不必看到那些极端极简主义者的做法就害怕退缩。选择极简主义工作方式不代表你明天就得把办公桌面精简的空无一物,或者把所有用品推到抽屉柜橱里以遮掩人耳目,不和人聊天,不看信息和微信整天去研究极简主义工作方式,这或许让你永远也不会“极简”到那个程度。这不重要,这不代表你的“极简主义”就比他们的“极简主义”不正宗。对于简化工作,每个人都有自己的舒适区,只要简到自己喜欢的程度就好,适可而止。


学习就是进步,学习就有收获。通过写这篇文章中我查阅很多资料又对极简有了更深的认识,这么多搜集的素材案例重新整理归纳成文就是最好的进步和收获,每一篇文章都是笔者经验的总结,在读书中学习不就是最好的职场经验么。同时学而时习之不亦悦乎,学到的又能应用,更能带来快乐,幸甚至哉。于此分享自己的快乐给朋友更是一种幸福,学习到好的东西就是为了分享,希望看了这篇极简工作内容的您也有收获,希望我们共同能在极简空间里,如神般工作。

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